Notion als Projektwerkzeug: kostenlos für privat, bezahlt für die Arbeit

Worum es geht

Für meine Arbeit im Vektorbüro brauche ich einen Ort, an dem Projekte, Aufgaben, Besprechungsnotizen und Wissen zusammenkommen. Dieser Ort ist Notion.

Ich nutze Notion in zwei getrennten Bereichen: privat im kostenlosen Tarif, für die Arbeit im Vektorbüro im bezahlten. In diesem Beitrag beschreibe ich, wie ich zu Notion gekommen bin, wie mein Aufbau aussieht, was der kostenlose Tarif leistet und ab wann sich der bezahlte lohnt. Am Ende geht es um die Verbindung mit einer KI. Die würde ich aber erst einrichten, wenn das Grundgerüst steht und sich im Alltag bewährt hat.

Was vorher nicht funktioniert hat

Angefangen habe ich mit Trello. Für eine schnelle Liste mit Karten ist das angenehm. Über Monate hinweg hat es für mich aber nicht getragen: Karten werden erledigt und verschwinden aus dem Blick, und das Wissen, das bei der Arbeit entsteht, findet keinen guten Platz.

Asana habe ich mir ebenfalls angesehen. Es kann sehr viel, kostet aber pro Person und Monat deutlich mehr. Für jemanden, der allein oder mit wenigen Partnern arbeitet, war mir der Funktionsumfang zu viel.

Was Notion anders macht

Notion besteht aus Seiten und DatenbankenTabellen, deren Einträge selbst wieder vollwertige Seiten sind. Jede Zeile kann Text, Listen, Bilder und weitere Unterseiten enthalten.. Eine Aufgabe ist eine Zeile in einer Datenbank, und gleichzeitig eine eigene Seite, auf der Notizen, Entscheidungen und Dateien Platz haben.

Datenbanken lassen sich miteinander verknüpfen. Eine Aufgabe gehört zu einem Projekt, ein Besprechungsprotokoll ebenfalls, und auf der Projektseite sehe ich beides gesammelt. Diese Verknüpfung heißt in Notion RelationEine Eigenschaft, die Einträge aus zwei Datenbanken verbindet. Auf beiden Seiten ist die Verbindung sichtbar..

Dazu kommen Ansichten. Dieselbe Aufgabenliste kann ich als Tabelle, als Kanban-Board nach Status oder als Kalender nach Fälligkeit anzeigen, ohne etwas doppelt zu pflegen.

Auch für OKR-Tracking

In einem meiner Mandate haben wir im Marketing unsere Ziele mit OKRObjectives and Key Results: ein qualitatives Ziel (Objective) und zwei bis fünf messbare Ergebnisse (Key Results), an denen man den Fortschritt abliest. Mehr bei Wikipedia (öffnet in neuem Fenster) gesteuert und das in Notion abgebildet. Das hat gut funktioniert, weil Ziele, Kennzahlen und die Aufgaben dahinter an einem Ort standen und jeder im Team sehen konnte, woran gerade gearbeitet wird und wie weit wir sind.

Der Aufbau braucht zwei Datenbanken, die miteinander verknüpft sind:

• Objectives: Titel, Quartal, verantwortliche Person, Status
• Key Results: Titel, Startwert, Zielwert, aktueller Wert, Relation zum Objective

In den Key Results berechnet eine Formel den Fortschritt, zum Beispiel (Aktuell - Start) / (Ziel - Start). Im Objective fasst ein RollupEine Eigenschaft, die Werte aus verknüpften Einträgen zusammenfasst, etwa als Durchschnitt oder Summe. die Fortschritte aller zugehörigen Key Results als Durchschnitt zusammen. Eine Ansicht gruppiert nach Quartal, eine zweite filtert auf das laufende Quartal. Wenn die Aufgaben-Datenbank zusätzlich mit den Key Results verknüpft ist, sieht man bei jedem Ergebnis, welche Arbeit dahintersteht.

Was nicht in Notion gehört

Ich habe für mich klare Grenzen gezogen. In Notion kommen keine Gesundheitsdaten anderer Menschen, keine Passwörter, Zugangsdaten oder Tokens und keine Kundendaten, die über das hinausgehen, was für die Projektarbeit nötig ist. Rechnungen und Verträge liegen in der Buchhaltung und im eigenen Ablagesystem.

Die Regel dahinter ist einfach: Was ich nicht bei einem fremden Anbieter in den USA wissen möchte, bleibt draußen. Bei Kunden aus dem Gesundheitswesen gilt das besonders streng.

Befehle für die Sicherung am Mac

Terminal öffnen (Cmd und Leertaste, "Terminal" tippen, Enter), Zeile hineinkopieren, Enter.

Export aus dem Download-Ordner mit heutigem Datum in den Sicherungsordner verschieben:

mkdir -p ~/Sicherung/Notion && for f in ~/Downloads/*Export*.zip; do mv "$f" ~/Sicherung/Notion/"$(date +%F)_$(basename "$f")"; done && ls -lh ~/Sicherung/Notion

Prüfen, wie viele Dateien im heutigen Export stecken:

for f in ~/Sicherung/Notion/"$(date +%F)"_*.zip; do unzip -l "$f" | tail -1; done

Die Zahl sollte von Sicherung zu Sicherung wachsen. Ist sie plötzlich deutlich kleiner, ist beim Export etwas schiefgegangen.

Im Export werden Seiten zu Markdown-Dateien und Datenbanken zu CSV-Tabellen. Beides lässt sich mit jedem Texteditor, mit Excel oder mit Obsidian öffnen. Verknüpfungen zwischen Datenbanken kommen als Text heraus, Formeln als fertige Werte. Für den Notfall reicht das.

Kunden einbinden

Für Kunden lege ich eine Projektseite an und lade sie als Gast ein. Ein Gast sieht nur diese Seite und ihre Unterseiten, nicht den Rest des Workspace. Auf der Seite stehen der Ablauf, offene Fragen, Freigaben und die Dokumente, die der Kunde braucht.

Unterlagen, die ein Kunde behalten soll, exportiere ich zusätzlich als PDF. Dabei achte ich darauf, dass interne Notizen nicht mit herausgehen. Am besten liegen sie auf einer eigenen Unterseite, die nicht freigegeben ist.

Zweite Stufe: Notion mit KI verbinden

Wenn das Grundgerüst ein paar Wochen läuft und Du weißt, wie Deine Datenbanken heißen und was wo liegt, lohnt sich der nächste Schritt. Ich arbeite mit Claude, und Claude hat über eine Anbindung Zugriff auf meinen Notion-Workspace. Im Gespräch legt Claude Aufgaben an, schreibt Entscheidungsprotokolle auf die Projektseite und liest nach, was beim letzten Mal besprochen wurde.

Das spart viel Abtipperei. Es funktioniert aber nur, wenn die Struktur steht. Eine KI in einem ungeordneten Workspace vergrößert die Unordnung.

Zwei Wege gibt es:

• Die fertige Anbindung in der KI-Anwendung. In Claude heißt sie Connector. Einmal mit dem Notion-Konto verbinden, festlegen, welche Seiten freigegeben sind, fertig.
• Eine eigene Integration über die Notion-API, wenn eigene Skripte nach Notion schreiben sollen. Bei mir schreibt so ein lokales Arbeitsjournal seine Einträge in eine Notion-Datenbank.

Befehle für die Integration

Schlüssel verdeckt abfragen, in ~/.notion_env speichern und die Datei schützen. Eine bestehende Datei wird überschrieben:

read -s "t?Notion-Schlüssel (ntn_...): " && printf 'export NOTION_TOKEN="%s"\n' "$t" > ~/.notion_env && unset t && chmod 600 ~/.notion_env && echo && echo gespeichert

Verbindung testen:

source ~/.notion_env && curl -s https://api.notion.com/v1/users/me -H "Authorization: Bearer $NOTION_TOKEN" -H "Notion-Version: 2022-06-28"

In der Antwort steht unter name der Name Deiner Integration. Steht dort unauthorized, ist der Schlüssel falsch oder wurde widerrufen.

Die Befehle sind für das Terminal am Mac geschrieben, das standardmäßig die zsh verwendet.